【約30名以下の企業様】マイナンバー対策

マイナンハー30人以下.gif

このページに記載されている商品は税別価格です。

2015年10月より『マイナンバー』が配布されております。

それに伴い、全ての民間事業者に迅速な対策が必要になります。

中小零細企業の皆さん、こんなお悩みはありませんか?

  • マイナンバーって何?
  • マイナンバーが漏洩したらどうなるの?
  • いつまでに、何をしたら良いの?
  • マイナンバーについて知りたいけど、どこに相談すればいいか分からない


そんな不安や疑問を抱えている方のために、

iParkが考える、できるだけコストをかけないマイナンバー対策をご紹介します!

約30名以下の企業様にお勧めの対策方法です。

 

マイナンバー制度について詳細を知りたい方はこちらをご覧ください>>

mynumber-12

2015年12月に全ての会社で必要になる「平成28年度分 扶養控除等申告書」のマイナンバー記載に伴う業務のシミュレーションです。

 

<<2015年9月から2016年1月の具体的手順>>

2015年9月末までに 前準備
2015年10月5日以前 @管理者(責任者)の決定
Aマイナンバー収集のための通知
2015年12月初旬までに Bマイナンバーを集める
マイナンバーを集めた直後 C記録を付ける
Dマイナンバーの記載がある書類の保管
2015年12月〜2016年1月初旬 Eマイナンバーを使う
必要なくなったら(退職時など) Fマイナンバーの記載がある書類の廃棄

前準備(今年の9月末までに)

まずは前準備として、

マイナンバーの取り扱いに対する

  • 基本方針
  • 取扱規定

を定めるよう言われておりますが、

これは従業員100人以下の会社に対して、義務ではありません。

もしあれば、従業員への安心感や社会的信用に繋がりますので、簡易的なもので用意しておきましょう。

内容としては、管理者の決定、収集の仕方、保管の仕方、廃棄の仕方、等を明確にしておく必要があります。

 

9月末までに用意しておくのが理想です。

 

iParkで利用する基本方針および取扱規定のイメージです。(クリックで拡大表示)
「iPark ICT会員」(※会費は無料)の方には、基本方針と取扱規定のWordのファイルをプレゼント。

 

(左:基本方針) (右:取扱規定) 

Basic-policy_240px-2.jpgHandling-provisions(JPEG)_02-240px.jpg

 

ICT


@管理者(責任者)の決定(2015年10月5日までに)

■マイナンバーを管理する責任者を明確にしておきましょう。

マイナンバーは「特定個人情報」扱いとなります。
そのため、個人情報保護法よりも厳格な保護措置が設けられることになります。

情報漏洩の対策として、マイナンバーを管理する責任者を企業内で明確にしておく必要があります。
※管理者以外はマイナンバーを取扱うことがないようにすることも重要になります。

 

■社長もしくは社長の奥さんがマイナンバーの管理者になりましょう。

管理者はマイナンバーについての知識があることが絶対条件となります。従業員の人を管理者にするには、教育が必要となります。マイナンバーは法律等が関係するため、教育に関わる時間と研修コストがけっこうかかってしまいます。
よって30人以下の会社であれば、従業員を教育するよりも社長(もしくは社長の奥さん)が行なった方が余分なコストが掛かりません。従業員だと、退職した時のリスクもあります。

 

マイナンバーは2015年10月5日より、順次配布されております。

マイナンバー制度が開始される前に管理者を明確にし、全従業員に通知文書を配布しましょう

Aマイナンバー収集のための通知(2015年10月5日までに)

■管理者がマイナンバーを収集することを全従業員に通知しましょう。

マイナンバーを収集すること、収集したマイナンバーの利用目的を明記した通知を10月5日までに全従業員に配布してください。

 

iParkで通知の際に利用する文章のイメージです。(クリックで拡大表示)
「iPark ICT会員」(※会費は無料)の方には、通知文章のWordのファイルをプレゼント。


(左:マイナンバー制度に伴うお知らせ)(右:特定個人情報利用目的通知書) 

Mynumber-News-240px.jpguse-mokuteki_240px.jpg

ICT-tuuchi

Bマイナンバーを集める(2015年12月初旬までに)

2015年12月「平成28年分給与所得者の扶養控除等申告書」でマイナンバーの記入が必要になります。

マイナンバーの集め方には主に2パターンあります。

 

@コピー(全従業員が会社に来れる場合) 

★一番ミスがなくマイナンバーを集められる方法です。

従業員がコピーをした場合、管理者が集められない場合があるので、通知カードが届いたら持ってきてもらい朝礼のときなど、必ず管理者と従業員が会うときに管理者ではなく本人がコピーをします
従業員は、顔を知っていて身元確認ができているので本人確認をする必要がなく、通知カードのコピーのみが必要です。
日雇いなど正社員ではない場合は、本人確認をする必要があるので通知カードと免許証を一緒にコピーする必要があります。

 

Aコピーを送ってもらう(会社に来れない従業員がいる場合)

「個人番号提供依頼書」用紙を配布(郵送)し、自宅で通知カードのコピーを貼ってもらい、簡易書留などで会社に送ってもらいます(郵送費は会社負担になります)。

 

 

※注意※ 集めたマイナンバーは、絶対にパソコンへ入力してはいけません!紙のまま保管します。 

※パソコンに入力するとコストが発生します!

マイナンバーをパソコンに入力してもらう場合や、集めたマイナンバーを管理者がパソコンに入力した場合、パソコンにウィルス感染や不正侵入などを防 ぐために完璧なセキュリティ対策を行い、誰がいつマイナンバーファイルにアクセスしたかのログを収集する必要があります。そのため多額の投資が必要となってしまいます。

絶対にパソコンにマイナンバーを入力しないようにしましょう!

  • 不正侵入対策機器(UTM) 約500,000円〜
  • ログ監視ソフトを1台に入れる場合、約600,000円
  • パソコン5台に入れる場合、5年リース月額12,200円(総額732,000円)

 

iParkで利用する個人番号(マイナンバー)提供依頼書です。(クリックで拡大表示)

「iPark ICT会員」(※会費は無料)の方には、個人番号提供依頼書Wordのファイルをプレゼント。

  

mynumber-offer.jpg


ICT-iraisyo

C記録をつける(その都度必要なこと)

もしも、マイナンバーが漏洩したときや監査が入ったときに、「御社の誰が、何時、どのようにマイナンバーを扱っていたか」の記録を提示しなければいけません。

そのために、マイナンバーの取得日・本人確認方法・管理者名・利用履歴・廃棄方法・廃棄日などの記録を残しましょう。

 

※記録票にはマイナンバーを記載しないので、パソコンに対して過剰なセキュリティ対策を取る必要はありません。なので、記録票に限ってはパソコンで作成しても問題ありません。

 

iParkで利用する「特定個人情報の取得・入力・利用・出力・廃棄状況 記録票」のイメージです。(クリックで拡大表示)

「iPark ICT会員」(※会費は無料)の方には、 「特定個人情報の取得・入力・利用・出力・廃棄状況 記録票」のExcelのファイルをプレゼント。

  

Record-vote2.jpg

 

ICT-kirokuhyo

Dマイナンバーの記載がある書類の保管

社員から集めたマイナンバーのコピーや、マイナンバーが書かれた書類は、鍵付きの重量がある金庫で保管しなければいけません。

 

Q「会社で使っている書庫でいいの?」

A「従業員全員が開けられる書庫はダメです!」

Q「机の横にある鍵付きの引き出しでいいの?」

A「キャスター付きの引き出しは簡単に移動できてしまうのでダメです!

Q「他の書類と一緒に保管していいの?」

A「ダメです!マイナンバー専用の金庫で保管してください!」

 

マイナンバーが誰かに盗まれたり、勝手に見られたりすることがないよう、管理者以外開くことができない金庫に入れて保管するようにしてください。


下記の金庫がオススメです。

SSL.png

A4用紙がそのまま入り、重さも56kgあるので容易に持ち出すことができません。

 

C2D1B2D0B6E2B8CB-C8CEC7E4A5D0A5CAA1BC.gif


Eマイナンバーを使う

H27.12月〜H28.1月初旬「平成28年分 給与所得者の扶養控除等申告書」へ管理者がマイナンバーを記入します。

法定調書にマイナンバーを記入した後は、マイナンバーを使ったことを記録票に記載しましょう

 

※様式は、平成27年度6月30日現在のイメージです。(クリックすると拡大されます)

huyoukoujyo.jpg

Fマイナンバーの記載がある書類の廃棄

従業員が退職したときなど、必要性がなくなったマイナンバーは廃棄しなくてはいけません。

また、廃棄したことを記録票に記載しましょう。

廃棄の仕方として、復元しにくいレベルに細かく裁断する必要があります。

 クロスカットシュレッダで裁断します。


下記のクロスカットシュレッダがおすすめです。

A5B7A5E5A5ECA5C3A5C0.png

 

 C2D1B2D0B6E2B8CB-C8CEC7E4A5D0A5CAA1BC.gif

 

このページに記載されている商品は税別価格です。